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Software Evaluation einfach sicher

Projekte zur Software Evaluation stellen Unternehmen in der Regel vor eine große Herausforderung: sie greifen tief in die Abläufe und Strukturen eines Unternehmens ein, betreffen häufig viele Unternehmensbereiche bzw. Mitarbeiter und werden als "einmalige" Aktivität neben dem laufenden Tagesgeschäft durchgeführt. Die meist fehlende Erfahrung verstärkt die naturgemäss schon erheblichen Belastungen für die in das Projekt eingebundenen Mitarbeiter.

Ein strukturiertes Vorgehen ist hier ein Muss, will man das angestrebte Software Projekt von Anfang an auf sichere Füsse stellen. Gleichzeitig trägt eine durchdachte Vorgehensweise auch dazu bei, die nicht unerhebliche Investition abzusichern.

Um eine sichere Durchführung der Software Evaluation zu gewährleisten, sollten die aus unserer jahrelangen Erfahrung resultierenden acht Projektschritte der Software Evaluation berücksichtigt werden. Sie sind als Orientierung für Unternehmen jeder Größe und Branche geeignet.

So sind zur Gewährleistung einer dem Risiko entsprechenden Investitionssicherheit folgende Aufgaben im Rahmen des Evaluierungsprojektes zu bewältigen:

Schritt 1: Projekteinrichtung Schritt 2: Orientierung
  • Klare und verbindliche Formulierung der Anforderungen an die Software und den Service des Software-Anbieters.
  • Fundierte Prüfung des Marktangebotes (potenzielle Anbieter und Systeme).
  • Klare und verbindliche Fixierung des Leistungsumfangs (Software und Dienstleistungen), der Liefertermine und der finanziellen Konditionen.
  • Beschaffung von Marktinformationen über Marktspiegel, Messebesuche und/oder Fachzeitschriften
  • IT-Matchmaker Marktrecherche
Schritt 3: Prozessanalyse Schritt 4: Lastenheft
  • Erfassung bestehender Organisationsstrukturen und -Prozesse
  • Identifikation von Schwachstellen und deren Ursachen
  • Ggfs. Reorganisation der betrieblichen Strukturen
  • Nach Möglichkeit Verwendung entsprechender Referenzmodelle und Werkzeuge (SoftwareAtlas, Bonapart)
  • Ermittlung der unternehmensspezifischen Anforderungen an die Software-Lösung (funktional, technologisch usw.)
  • Erstellung eines Lastenheftes, das später auch die Grundlage für das mit dem Anbieter geschlossene Vertragswerk bildet.
  • Nach Möglichkeit Verwendung von Lastenheftvorlagen
Schritt 5: Marktrecherche Schritt 6: Vorauswahl
  • Qualifizierung der Lösungen, die die Anforderungen bereits im Standard am besten abdecken, z.B. über die strukturierten Lösungssteckbriefe im IT-Matchmaker
  • Dadurch Eingrenzung des Marktes auf 8-15 Lösungen
  • Einholen von Kostenabschätzungen für die in der Marktrecherche ermittelten Favoriten
  • Analyse der Kostenabschätzungen, z.B. mit der Toolbox des IT-Matchmaker
  • Sichtung passender Referenzen der Software-Anbieter
  • Eingrenzung des Favoritenkreises auf 2-3 Lösungen
Schritt 7: Endauswahl Schritt 8: Vertragsverhandlungen
  • Erstellung eines unternehmensspezifischen Testfahrplans inkl. einer strukturierten Auflistung der Anforderungen entlang der betrieblichen Abläufe, z.B. mit den IT-Matchmaker Partnerprodukten
  • Systemtests (1- oder 2-tägig) auf Basis des Testfahrplans mit den Favoriten
  • Dokumentation und Auswertung der Ergebnisse der Systemtests
  • Entscheidung für den TOP-Kandidaten
  • Erstellung eines Pflichtenheftes auf Basis des Lastenhaftes und der bisher gewonnenen Erkenntnisse
  • Fixierung der erforderlichen Schnittstellenprogrammierung und der Aufwände zur Datenübernahme
  • Erstellung eines detaillierten Implementierungs- und Schulungsplans
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